Mindaugas Grajauskas – 4 žingsniai, kurie padės planuoti laiką: atkris daug nereikalingų užduočių

Veiklos organizavimo modelis, padedantis dirbti produktyviau, o streso patirti – mažiau. Įmanoma? Dar ir kaip! Svarbu žinoti kelis dalykus.

Kartais nutinka tokių situacijų, kai daug kas reikalauja mūsų dėmesio bei laiko, užduočių srautas – didžiulis ir tiesiog nebegalime su juo susitvarkyti. Kaip tą padaryti ir visgi susitvarkyti bei išlikti ramiam atsako profesionalus mokymų treneris bei konsultantas, „WoW University“ Ateities įgūdžių kurso lektorius Mindaugas Grajauskas. 

Įvertinkite dabartinę situaciją

Pirmiausia atkreipkite dėmesį, kaip įprastai elgiatės su kalendoriumi. Kokius įrašus keliate? Kiek detaliai užpildote įvairius laukelius? Kaip organizuojate likusį, nekalendorinį užduočių srautą? O gal naudojatės kokia nors programėle ar tiesiog įsimenate reikalingus darbus? Iš pradžių užrašykite visas savo praktikas ir įrankius, kuriuos naudojate laikui organizuoti.

Išsyk galima įvertinti ir dažniausiai pasitaikančias situacijas bei užduočių srauto organizavimo klaidas. 

Dažnai pasitaiko, kuomet pradedame kažką daryti ir nė nepastebime, kaip mūsų dėmesys nukrypsta kitur. 10, 20 ar dar daugiau minučių skiriame visai nebūtiniems dalykams. Dėmesio fragmentacija – reiškinys, kai mūsų dėmesys šokinėja nuo vieno objekto prie kito. Kaip to išvengti?

Pagrindinės klaidos 

Pirmoji klaida, tai bandymas atlikti kelis dalykus vienu metu. Angl. Multitasking – užsiėmimas vienu metu keliais darbais – mums labai brangiai kainuoja. Įvairūs tyrimai atskleidžia, kad pertraukiant dėmesį papildomais dalykais darbo kokybė suprastėja, o atliekamos užduoties laikas išilgėja, padidėja ir klaidų tikimybė. 

Kita klaida: sunku įžvelgti, kurios užduotys svarbios, o kurios – sunkios. Kuomet daug kas reikalauja mūsų dėmesio, sunku atsirinkti, nuo ko pradėti. Bet reikia išsiugdyti įprotį kaip atsirinkti, ko nedaryti. Vienas pagrindinių sąrašų, reikalingų šiuolaikiniam žmogui, yra sąrašas „Ko aš nedarau“. 

Trečiasis iššūkis: padidėjęs stresas bei nerimas dėl visko, ko negalime atlikti tą dieną. Kai pašto dėžutė pilna neatsakytų žinučių, jaučiamės neigiamai. Tai galima būtų pavadinti „produktyvumo gėda“ – kai neprivalai daryti kažko svarbaus, bet jautiesi kaltas dėl to, kad nedarai. Įvairios neigiamos būsenos neleidžia palaikyti reikiamo dėmesio.

Paskaitoje įvardyti dar kelios klaidos, trukdančios susikurti tinkamą užduočių tvarką, iš kurių pagrindinė – susijusi ir su karantinu.

Kaip fiksuoti informaciją

Kitas klausimas – išsigryninus, kas nedaroma, reikia rasti priemones pasižymėjimui, kas bus daroma. Pirmiausia, kalendoriuje turėtų būti tik tikri įvykiai. Pavyzdžiui, suplanuotas susitikimas, vizitas pas gydytoją ar veikla, kurios neatlikus, laukia tam tikros pasekmės. Kitos informacijos – pavyzdžiui, skambučio kolegai ar laiško, kuris gali būti išsiųstas ir kitą dieną – į kalendorių įtraukti nereikėtų. 

Lektorius pasiūlė tam tikrą veiklos organizavimo modelį, kuriuo naudojantis galima padidinti savo produktyvumą ir sumažinti patiriamo streso kiekį.  

Pirmas etapas yra informacijos surinkimas. Reikia susirašyti viską, kas potencialiai reikalaus mūsų laiko ir dėmesio. Tuomet antras etapas – apdorojimas. Čia jau daromas veiksmas: visa veikla, reikalaujanti dėmesio, skirstoma į „būtina skirti dėmesį“, „reikia atlikti“ ar „neverta, išbrauksiu“. Kai ką už brūkšnio palikti būtina – reikia susiskirstyti prioritetus. 

Trečias etapas – organizavimas. Tam jau naudojamas kalendorius ar kito pobūdžio darbų sąrašas, kuomet nusprendžiame, kada įgyvendinsime užsibrėžtus uždavinius, atliksime pasirinktus reikalus. Ketvirtas etapas – paskutinis – yra atlikimas. Atliekame numatytą veiksmą, numatytu laiku. Jei kažkas kitas išblaško mūsų dėmesį, tą kitą, naująjį dalyką, vėl dedame į pirmo etapo sąrašą ir jo svarbą peržvelgiame vėliau.

Paskaitoje „Kaip nepaskęsti užduočių sraute?“ dar nurodomi ir visi techniniai būdai organizuoti savo laiką bei praktiniai patarimai, kaip registruoti užduotis naudojant ne vien kalendorių. Taip pat, klausantis paskaitos, galima atlikti dėstytojo joje pristatomą eksperimentą ir suprasti savo reaktyvaus bei proaktyvaus veikimo principus.